SPECIFICATII TEHNICE
Scopul achiziției: Achiziţionarea de servicii organizare team building pentru angajaţii ADR N-V
- Îmbunătățirea relațiilor intra/ inter-grupuri / direcții / departamente;
- Îmbunătățirea comunicării pe orizontală și pe verticală în cadrul organizației;
- Încurajarea participării, colaborării și lucrului în echipă;
- Facilitarea schimbului de opinii, idei etc.;
Locaţia: Băile Felix, județul Bihor
Perioada: 15-16 Decembrie 2022
Detalii/ Ataşamente: Specificații tehnice şi agendă
Valoare estimată în lei fără tva: 130.000 lei + TVA
Sursa de finanţare: AP 12 – Asistenţă Tehnică POR
Cod CPV: 60170000-0, 55100000-1, 55300000-3, 55120000-7, 79951000-5
Agenda Evenimentului
Joi, 15 Decembrie
|
8:30 Plecare din Cluj-Napoca |
|
11:30 Check-in Hotel |
|
12:00 Prânz |
|
13:00 Seminar POR 2014 – 2020 – Prima parte |
|
14:30 Coffee Break |
|
15:00 Activități de Team Building |
|
18:00 Seminar POR 2014 – 2020 – A doua parte |
|
20:00 Cină festivă |
Vineri, 16 Decembrie
|
9:00 Seminar POR 2014 – 2020 |
|
12:00 Prânz |
|
13:00 Plecare spre Cluj-Napoca |
- Deplasarea
Se va realiza în grup mare (autocar) în funcție de numărul final de participanţi.
- Se va prezenta oferta de preț pentru transportul cu autocare, clasificare de minimum trei stele, pentru maximum 150 de participanți;
- Durata: 2 zile, după cum urmează:
- 15 Decembrie 2022: Cluj-Napoca – Băile Felix;
- 16 Decembrie 2022: Băile Felix – Cluj-Napoca.
Autoritatea contractantă nu asigură cazarea și masa șoferilor pe perioada evenimentului.
- Specificaţii minimale pentru cazare, masă și servicii de organizare
- Se solicită cazare pentru fiecare participant pentru o noapte, regim single, cu mic dejun (16 Decembrie), două prânzuri incluse (15 și 16 Decembrie) și cină festivă (15 Decembrie), într-un complex hotelier clasificat conform legislației în vigoare, cu recomandări: nota minimă 8.5 pe booking.com. Serviciile de cazare vor asigura și accesul la o piscină interioară sau exterioară cu apă încălzită sau geotermală. Se va asigura parcare pentru autocare și autoturismele participanților în limita locurilor disponibile.
- Pentru serviciile de cazare se va prezenta diagrama de cazare, semnată şi ștampilată de unitatea de cazare. Aceasta va cuprinde numele persoanelor care au beneficiat de cazare, astfel încât să reflecte asigurarea cazării participanţilor cu evidenţierea corectă a numărului de camere tarifate şi perioada de cazare.
- Complexul hotelier va dispune de restaurant cu o capacitate de minimum 150 de persoane pentru mic dejun și prânz. În cadrul complexului hotelier se va organiza o cină festivă conform cerințelor prevăzute la punctul 3 de mai jos.
- Sală de evenimente cu o capacitate de minimum 150 de persoane pentru organizarea seminariilor POR 2014-2020 și activităților de team building din cadrul agendei de la pagina 1. Sala va fi amenajată în stil ballroom și va dispune de sistem de proiecție (proiector și ecran) și sonorizare.
- Vor fi oferite servicii de organizare și suport pentru buna desfășurarea a seminariilor POR 2014-2020 și a activităților de team building coordonate de către echipa formată din experții de comunicare și resurse umane din cadrul agenției pentru atingerea următoarelor obiective: autocunoaștere și cunoașterea membrilor echipei, orientarea echipei spre obiective comune, creșterea gradului de încredere în colegi și organizație. Prestatorul va asigura supervizarea bunei desfășurări a serviciilor din Ziua 1 + Ziua 2, organizarea și alocarea resurselor necesare pentru buna organizare și ulterior desfășurare a evenimentului, prezența a cel puțin unei persoane pe întreaga durată a evenimentului (Ziua 1 + Ziua 2) responsabilă de aspecte referitoare la organizare și logistică, primirea și înregistrarea participanților, pregătirea sălilor pentru activitățile de pe parcursul agendei, sonorizare (boxe, microfoane wireless, mixer audio, echipamente pentru redarea sunetului). Se va asigura transportul, montajul și reglarea echipamentelor audio, acestea trebuie să corespundă, tehnic și calitativ, spațiului dedicat fiecărei activități. Coordonatorul sau coordonatorii tehnici nominalizați de către Prestator, cu experiență în organizarea de evenimente, vor superviza serviciile prestate în cadrul evenimentului, inclusiv buna furnizare a serviciilor de masă, iar acesta va păstra în permanență legătura cu reprezentanții Autorității Contractante.
- Oferta se va prezenta având în vedere prețul pentru fiecare serviciu/participant pentru un număr estimat de 150 de persoane conform cerințelor de la punctul 4. Numărul final al participanților se va anunţa cu minimum trei zile înaintea evenimentului.
- Meniu
- Ziua 1
– Masa de prânz se va servi în aceeași locație în care se află și complexul hotelier din Băile Felix. Restaurantul/sala de mese va dispune de o capacitate de cel puțin 150 de persoane. Oferta va include un meniu complet: supă, fel principal, garnitură pentru fel principal, produse de panificație, desert, apă plată/minerală. De asemenea, va fi inclusă și o variantă de meniu de post/vegetarian.
-
-
- Bufet Coffee Break, amenajat în zona desinată activității de team building, pentru 150 de persoane:
-
- Cafea, lapte, pahare/cești , zahăr alb/brun;
- Apă minerală plată și carbogazoasă;
- Ceai 3 varietăți, apă fierbinte, zahăr alb/brun;
- Patiserie dulce/sărată;
- Șervețele, lingurițe sau accesorii pentru prepararea băuturilor îndulcite.
-
-
- Cina festivă va avea loc în aceeași locație în care se află și complexul hotelier din Băile Felix. Restaurantul/sala de mese va dispune de o capacitate de cel puțin 150 de persoane. Oferta va include un meniu complet: platou cu aperitive, fel principal, garnitură pentru fel principal, produse de panificație, tort, fructe, selecție de băuturi răcoritoare, apă plată/minerală. De asemenea, va fi inclusă și o variantă de meniu de post/vegetarian.
-
- Ziua 2
– Mic dejun de tip continental: brânzeturi, mezeluri, omletă, cereale, dulceață, unt, prăjituri, preparate de panificație, lapte, ceai, cafea, sucuri naturale, apă minerală/plată.
– Masa de prânz se va servi în aceeași locație în care se află și complexul hotelier din Băile Felix. Restaurantul/sala de mese va dispune de o capacitate de cel puțin 150 de persoane. Oferta va include un meniu complet: supă, fel principal, garnitură pentru fel principal, produse de panificație, desert, apă plată/minerală. De asemenea, va fi inclusă și o variantă de meniu de post/vegetarian.
- Structura meniu
- Mesele de prânz vor include mâncare caldă, desert și băuturi nealcoolice.
- Cina va cuprinde un pachet complet destinat unei cine festive.
În funcţie de numărul solicitărilor se va asigura şi variantă de meniu vegetarian/de post.
Numărul de participanți se va anunţa cu minimum trei zile înaintea evenimentului. Va fi achitată contravaloarea serviciilor efectiv prestate (activități, transport, masă, cazare), pe baza listei de participanţi semnată.
Lista de prezență va conține defalcat serviciile de transport, cazare și cele de masă, pentru fiecare zi în parte, de care va beneficia fiecare participant, conform tabelului de mai jos.
|
Nume&Prenume |
Funcție |
Tel/email |
Transport |
Cazare |
Prânz Ziua 1 |
Cina Festivă |
Prânz ziua 2 |
Semnătură |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Oferta financiară va conţine costurile grupate astfel:
– Cost cazare/persoană cu și fără TVA
– Capacitate autocar, număr de autocare, cost transport/autocar cu și fără TVA
– Cost fiecare masă / persoană cu și fără TVA
– Cost coffee break/persoană cu și fără TVA
– Cost servicii organizare eveniment cu și fără TVA
– Cost total cu și fără TVA
Variantele de meniu se trimit detaliat pentru toate zilele.
Criteriul de atribuire: prețul cel mai scăzut / total ofertă, în condițiile îndeplinirii în totalitate a cerințelor și specificațiilor tehnice.
Contract : DA
Termen depunere oferte 29.11.2022 ORA 14
Ofertele se trimit pe email la adresa achizitii@nord-vest.ro
Limba de redactare a ofertei este limba romana.
Informatii suplimetare se pot obtine de la Autoritate Contractanta:ADR Nord-Vest, sediul secundar din Cluj-Napoca, str.Dorobantilor nr 3 , cod 400118, tel +40264431550, fax:+40 264439222, email achizitii@nord-vest.ro in atentia Biroului de Achizitii Publice.