Privind achiziția de: Servicii organizare a evenimentului de lansare a Programului Regional Nord-Vest 2021-2027

Obiect achiziție: Servicii organizare a evenimentului de lansare a Programului Regional Nord-Vest 2021-2027Descriere obiect achiziție (specificații tehnice): Organizarea evenimentului de lansare a Programului Regional Nord-Vest 2021-2027

Descriere obiect achiziție (specificații tehnice): Organizarea evenimentului de lansare a Programului Regional Nord-Vest 2021-2027

Locația:

• pentru 28.11.2022: Municipiul Cluj-Napoca (unitate de cazare cu săli de conferință)
• pentru 29.11.2022: Municipiul Cluj-Napoca, clădirea Casino – Centrul de Cultură Urbană Cluj

Perioada: 28-29 noiembrie 2022

Coduri CPV: 79951000-5, 39222000-4, 55500000-5, 79540000-1, 79952000-2, 55100000-1

Descriere obiect achiziție:

Organizarea evenimentului de lansare a Programului Regional Nord-Vest 2021-2027 în perioada 28-29 noiembrie 2022 după cum urmează:

Ziua 1 – 28.11.2022

Organizarea evenimentului secundar de lansare a Programului Regional Nord-Vest 2021-2027 cu o durată de maximum 8 ore, pentru care sunt necesare următoarele servicii:

1. Servicii de catering pentru un număr estimativ de 20 de persoane:
   • Coffe break
     • Cafea, lapte, ceai, pahare de sticlă/cești, zahăr alb/brun, miere;
     • Apă plată și minerală (între 0,30 – 0,50 l/persoană);
     • Sucuri naturale și carbogazoase (între 0,30 – 0,50 l/persoană);
     • Patiserie dulce și sărată (min. 100 g/persoană).
     • Mese pentru servit mâncarea, veselă (ceramică/porțelan), tacâmuri (inox), pahare/cești/căni (ceramică, porțelan sau sticlă).
   • Prânz tip cocktail
     • Masa de prânz tip bufet suedez care să conțină următoarele: bufet rece cu 2 tipuri de fel principal (dintre care o opțiune trebuie să fie vegetariană) și 2 tipuri de desert (dintre care o opțiune să fie cu ciocolată);
     • Cafea, lapte, ceai, pahare de sticlă/cești, zahăr alb/brun, miere;
     • Apă plată și minerală (între 0,30 – 0,50 l/persoană);
     • Sucuri naturale și carbogazoase (între 0,30 – 0,50 l/persoană);
     • Mese pentru servit mâncarea, veselă (ceramică/porțelan), tacâmuri (inox), pahare/cești/căni (ceramică, porțelan sau sticlă)

Valoare estimată în lei fără TVA: 170 lei/persoană

2. Servicii închiriere sală de conferințe

• Se solicită o sală de conferințe pe durata a maximum 8 ore, începând cu ora 10.00; nr. persoane estimat: 20.
• Locația sălii: de preferință în cadrul hotelului unde se va asigura cazarea menționată la pct. 6 (a se vedea Ziua 2 – 29.11.2022).
• Dotări minime: sistem de sonorizare și microfoane (mobile și fixe), videoproiector și ecran de proiecție.
• Organizarea sălii (mese, scaune) se va stabili la fața locului de comun acord cu autoritatea contractantă.
• Serviciile de catering pentru coffee break și prânz vor fi oferite în interiorul sălii de conferințe sau în imediata apropiere a acesteia.

Valoare estimată în lei fără TVA: 1.500 lei

Ziua 2 – 29.11.2022

Organizarea evenimentului principal de lansare a Programului Regional Nord-Vest 2021-2027 cu o durată de minimum 3 ore, pentru care sunt necesare următoarele servicii:

1. Servicii de catering pentru un număr estimativ de 150 de persoane:
   • Coffe break
     • Cafea, lapte, ceai, pahare de sticlă/cești, zahăr alb/brun, miere;
     • Apă plată și minerală (între 0,30 – 0,50 l/persoană);
     • Sucuri naturale și carbogazoase (între 0,30 – 0,50 l/persoană);
     • Patiserie dulce și sărată (min. 100 g/persoană).
     • 40 de mese înalte, de tip cocktail/stand-up, îmbrăcate în huse (culorile preferate pentru huse sunt: alb sau negru), veselă (ceramică/porțelan), tacâmuri (inox), pahare/cești/căni (ceramică, porțelan sau sticlă).
   • Prânz tip cocktail
     • Masa de prânz tip bufet suedez care să conțină următoarele: bufet rece cu 2 tipuri de fel principal (dintre care o opțiune trebuie să fie vegetariană) și 2 tipuri de desert (dintre care o opțiune să fie cu ciocolată);
     • Cafea, lapte, ceai, pahare de sticlă/cești, zahăr alb/brun, miere;
     • Apă plată și minerală (între 0,30 – 0,50 l/persoană);
     • Sucuri naturale și carbogazoase (între 0,30 – 0,50 l/persoană);
     • 40 de mese înalte, de tip cocktail/stand-up, îmbrăcate în huse (culorile preferate pentru huse sunt: alb sau negru), veselă (ceramică/porțelan), tacâmuri (inox), pahare/cești/căni (ceramică, porțelan sau sticlă).
       • Valoare estimată în lei fără TVA: 170 lei/persoană
2. Servicii de catering pentru un număr estimativ de 150 de persoane:
   • translator pentru interpretariat română-engleză, engleză-română;
   • consolă de traducere;
   • cabină izolată fonic;
   • sonorizare;
   • stații de transmisie;
   • 10 receptori;
   • tehnicieni.
3. Servicii de foto-video:
   • Se va asigura prezența la fața locului a cel puțin un fotograf profesionist (pentru realizarea serviciilor foto solicitate), respectiv a echipei de filmare (pentru realizarea serviciilor audio-video).
   • Autoritatea contractantă va furniza informațiile de care dispune cu privire la condițiile în care se desfășoară evenimentul, pentru a facilita prestatorului decizia cu privire la echipamentele pe care trebuie să le folosească. Răspunderea finală pentru asigurarea calității livrabilelor aparține exclusiv prestatorului.
   • Echipa ce va realiza serviciile foto-video va dispune de prezenta listă orientativă a echipamentelor, însă fără a se limita la aceasta:
     • minimum o cameră video de tip High Definition (1920×1080) și accesorii complementare acesteia: trepied, echipamente de iluminat necesare pentru filmarea în spații lipsite de lumină și/sau în situațiile în care intensitatea luminii ambientale este redusă, accesorii de înaltă fidelitate pentru înregistrarea sunetului și suporturi de memorie adecvate cu capacitate mare de stocare;
     • cel puțin un aparat foto performant (spre ex: DSLR) însoțit de obiective cu distanță focală fixă și variabilă (ultra wide și teleobiectiv) și accesorii (blitz sau altă sursă de lumină suplimentară, trepied, stabilizator, filtre, acumulatori și suporturi de memorie adecvate etc.).
   • Vor fi realizate suficiente fotografii astfel încât să se asigure livrarea a cel puțin 200 de fotografii brute (needitate)/eveniment și minimum 100 de fotografii editate.
   • Setul de fotografii livrat autorității contractante va conține cel puțin următoarele elemente, dar nu se va limita la acestea:
     • câte o imagine cu momentele cheie ale evenimentului (de exemplu înregistrarea invitaților, susținerea prezentărilor, adresarea întrebărilor din public etc.);
     • câte un prim-plan și câte un plan mediu (sau plan mediu strâns, după caz) al fiecărui vorbitor;
     • un plan general al vorbitorului/vorbitorilor;
     • un plan de ansamblu;
   • Înregistrările video ale evenimentului vor fi executate cu echipamente profesionale, astfel încât să poată fi realizate şi livrate fișiere video la rezoluție High Definition (1920×1080). La finalul evenimentul se va livra un film de prezentare (aftermovie) cu o durată cuprinsă între minimum 1 minut şi maximum 2 minute.
     • în funcție de situație, vor fi înregistrate diferite tipuri de cadre precum: plan de ansamblu, plan general, plan întreg, plan american, plan mediu, plan de detaliu, plan de legătură – cu rol de a asigura trecerea de la o secvență la alta;
     • panoramarea și zoomul trebuie evitate;
     • nu se acceptă cadre cu imagini mișcate (tremurate), înclinate, întunecate (fără lumină suficientă), neclare sau încețoșate, cu încadrări defectuoase;
     • după finalizarea filmărilor, prestatorul va realiza montajul și editarea grafică a materialului înregistrării prin:
       • combinarea cadrelor filmate;
       • inserarea unor elemente grafice;
       • adăugarea unei coloane sonore și voiceover, dacă este cazul;
       • inserarea unei subtitrări, dacă este necesar;
       • tranziția între cadre se va realiza prin tăieturi simple (cut-cut).
     • fișierul rezultat trebuie să fie relevant pentru evenimentul filmat, să fie coerent, secvențele să aibă succesiune logică, iar imaginea, sunetul (coloana sonoră) și grafica să fie sincronizate.
4. Servicii organizare și monitorizare/coordonare eveniment:
   • Supervizarea bunei desfășurări a activităților/serviciilor din ziua 1 + ziua 2;
   • Organizarea și alocarea resurselor necesare pentru buna organizare și ulterior desfășurare a evenimentului;
   • Menținerea unei legături constante cu Autoritatea Contractantă pentru a se asigura buna desfășurare a tuturor activităților din cadrul evenimentului;
   • Efectuarea unui deplasări la locația aleasă înainte de eveniment în vederea stabilirii detaliilor de organizare;
   • Verificarea echipamentelor din sală și a prezenței conexiunii la internet;
   • Pregătirea şi verificarea sălii, în vederea respectării condițiilor tehnice necesare pentru buna desfășurare a evenimentului;
   • Organizarea pauzei de cafea și a prânzului;
   • Monitorizarea derulării evenimentului;
   • Distribuirea și colectarea fotografiilor și a filmului de prezentare realizate la eveniment pe care ulterior le va pune la dispoziție Autorității Contractante;
   • Prezența a minim o persoană din partea Prestatorului disponibilă pe întreaga durată a evenimentului (Ziua 1 + Ziua 2) pentru aspecte referitoare la organizare și logistică;
   • Operatorul economic va nominaliza coordonatorul sau coordonatorii tehnici, cu experiență în organizarea de evenimente, care vor superviza serviciile prestate în cadrul evenimentului, inclusiv buna furnizare a serviciilor de catering, care va păstra în permanență legătura cu reprezentanții Autorității Contractante și cu cei ai celorlalți furnizori de servicii – catering, interpretariat, foto-video.
     • Valoare estimată fără TVA servicii de traducere și interpretariat, foto-video, organizare eveniment: 15.500 lei
5. Servicii hoteliere:
   • Se solicită cazare pentru 10 participanți pentru 2 nopți (28 și 29 noiembrie), regim single, cu mic dejun inclus într-o singură structură de cazare din Cluj-Napoca clasificată conform legislației în vigoare, cu recomandări: nota minimă 8.9 pe booking.com, care se află în Municipiul Cluj-Napoca. Se va asigura parcare pentru autoturismele participanților în limita locurilor disponibile.
   • Pentru serviciile de cazare se va prezenta diagrama de cazare, semnată şi ștampilată de unitatea de cazare. Aceasta va cuprinde numele persoanelor care au beneficiat de cazare, astfel încât să reflecte asigurarea cazării participanților cu evidențierea corectă a numărului de camere tarifate și perioada de cazare.
     • Valoare estimata fără TVA: 730 lei/noapte/persoană

Numărul final de participanți se va confirma cu o zi lucrătoare înaintea evenimentelor din 28.11.2022 și 29.11.2022, iar acesta poate fi mai mare sau mai mic față de numărul estimat inițial.

Oferta financiară va fi prezentată pe fiecare serviciu în parte.

Contract: Da

Termen de livrare/prestare/executare: 28-29 Noiembrie 2022

Criteriul de atribuire: prețul cel mai scăzut/total ofertă, în condițiile îndeplinirii în totalitate a cerințelor și specificațiilor tehnice. 

Informaţii suplimentare se pot obţine de la Autoritate Contractantă: ADR Nord-Vest, sediul secundar din Cluj-Napoca, Calea Dorobanţilor nr. 3, cod 400118, tel +40264431550, fax:+40 264439222, email achizitii@nord-vest.ro, în atenţia Biroului de Achiziţii Publice.

Termen depunere oferte 08.11.2022 ora 12:00