Solicitant: Departamentul Platforma INNO și Atragerea Investițiilor

Obiectul referatului/achiziției: Achiziție servicii de organizare evenimente pentru desfășurarea bootcampului introductiv aferent programului de accelerare EIT Health Drive.

Cod CPV:

79952000-2 Servicii pentru evenimente

79951000-5 Servicii de organizare de seminarii

55100000-1 Servicii hoteliere

55120000-7 Servicii de reuniuni şi conferinţe organizate la hotel

55500000-5 Servicii de cantina si servicii de catering

Scopul achiziției: În cadrul proiectului EIT Healh Drive se va organiza un Bootcamp introductiv aferent programului de accelerare. Acesta este prevăzut a se organiza la început, odată cu finalizarea etapei de înscriere a participanților la programul de accelerare din cadrul EIT Health Drive. În cadrul bootcampului introductiv, echipele selectate vor avea parte de sesiuni practice și teoretice împreună cu mentorii și experții implicați în program. Aceste sesiuni vor asigura că toți participanții își vor consolida cunoștințele și vor ajunge la același nivel de pregătire. De asemenea, echipele vor lucra împreună la elaborarea unui plan de acțiune numit ”roadmap”, care va conține un set de obiective pe care acestea își propun să le atingă în cadrul programului de accelerare. În acest sens, solicităm aprobarea demarării achiziției serviciilor de organizare evenimente pentru 40 de participanți,  care să includă servicii de cazare, masă, cofee-break și închiriere sală de curs.

Locaţia: Băile Felix

Perioada: 25-27 aprilie 2023

AGENDA:

Ziua 1 – 25.04.23:

• 10:00 – 10:30 – Primirea participanților
• 10:30 – 10:45 – Despre Agenția de Dezvoltare Regională Nord-Vest
• 10:45 – 11:00 – Despre Departamentul Platforma INNO și Atragerea Investițiilor
• 11:00 – 13:00 – Sesiune introductivă
• 13:00 – 14:00 – Masa de prânz
• 14:00 – 15:30 – Metodologia Lean Start-up
• 15:30 – 15:45 – Pauză
• 15:45 – 17:15 – Metodologii de validare
• 17:15 – 17:30 – Pauză
• 17:30 – 19:00 – Activități de cunoaștere între start-upuri și mentori
• 19:00 – 20:00 – Cină

Ziua 2 – 26.04.23:

• 8:00 – 9:00 – Mic dejun
• 9:00 – 10:00 – Recapitulare și Q&A aspecte predate în ziua 1
• 10:00 – 11:30 – Introducerea conceptului de Roadmap (obiective principale și setare pași pentru atingerea acestora)
• 11:30 – 11:45 – Pauză
• 11:45 – 13:00 – Lucru individual pe obiectivele principale din Roadmap
• 13:00 – 14:00 – Prânz
• 14:00 – 15:30 – Lucru împreună cu mentorii pe obiectivele principale din Roadmap
• 15:30 – 15:45 – Pauză
• 15:45 – 17:15 – Prezentare obiectivele principale din Roadmap și primire feedback
• 17:15 – 17-30 – Pauză
• 17:30 – 19:00 – Rafinare obiectivele principale din Roadmap pe baza feedbackului primit
• 19:00 – 20:00 – Cină

Ziua 3 – 27.04.23:

• 8:00 – 9:00 – Mic dejun
• 9:00 – 10:00 – Recapitulare și Q&A aspecte predate în ziua 2
• 10:00 – 11:30 – Setarea pașilor concreți pentru atingerea obiectivelor din Roadmap
• 11:30 – 11:45 – Pauză
• 11:45 – 13:00 – Prezentare pași pentru atingerea obiectivelor din Roadmap și primire feedback
• 13:00 – 14:00 – Prânz
• 14:00 – 15:30 – Rafinarea pașilor pentru atingerea obiectivelor din Roadmap
• 15:30 – 15:45 – Pauză
• 15:45 – 16:00 – Recapitulare finală
• 16:00 – încheiere bootcamp

Locaţia: Băile Felix

Perioada: 25-27 aprilie 2023

Valoare estimată în lei fără tva: conform tabelului de mai jos

	Cantitate	UM	Preț/u.m.	Preț total	Obs
Participanți	40	Pers.	–	–
Camere	40	Buc.	–	–
Cazare	2	Nopți	230 lei	18400 lei	2 nopți*40 participanți*40 camere
Sală curs	3	Zile	600 lei	1800 lei
Mic dejun	2	Buc.	0 lei	0 lei	inclus în prețul camerei
Prânz	3	Buc.	70 lei	8400 lei	3 buc*40 participanți
Cină	2	Buc.	70 lei	5600 lei	2 buc*40 participanți
Coffee Break	4	Buc.	15 lei	2400 lei	4 buc*40 participanți

Specificații:

1.Specificații minimale pentru cazare, activități curs și masă

• Se solicită cazare pentru fiecare participant pentru 2 nopți (25 și 26 aprilie), regim single, cu mic dejun inclus (26 și 27 aprilie), trei prânzuri (25, 26 și 27 aprilie) două cine incluse (25 și 26 aprilie), într-o singură structură de cazare clasificată conform legislației în vigoare, cu recomandări: nota minimă 8.5 pe booking.com. Serviciile de cazare vor asigura și servicii de închiriere sală de conferințe contra cost. Pentru serviciile de cazare se va prezenta diagrama de cazare, semnată şi ștampilată de unitatea de cazare. Aceasta va cuprinde numele persoanelor care au beneficiat de cazare, astfel încât să reflecte asigurarea cazării participanților cu evidențierea corectă a numărului de camere tarifate și perioada de cazare.
• Structura de cazare va dispune de restaurant cu o capacitate de aproximativ 40 de persoane pentru mic dejun, prânz și cină.
• Oferta se va prezenta având în vedere prețul pentru fiecare serviciu/participant pentru un număr estimat de aproximativ 40 de persoane conform cerințelor de la punctul 4. Numărul final al participanților se va anunța cu minimum trei zile înaintea evenimentului.

2. Meniu

Mesele (mic dejun, prânz, cină) vor avea loc în aceeași locație în care se află și unitatea de cazare din Băile Felix. Restaurantul/sala de mese va dispune de o capacitate de cel puțin 40 de persoane. Meniurile vor conține și variante vegetariene.

Ziua 1

Mic dejun tip bufet suedez – inclus în prețul cazării

Prânz Bufet Suedez

• Minim 2 tipuri de ciorbe, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 4 tipuri de felul 2, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 3 tipuri de garnituri, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim un tip de salată
• Minim un tip de desert
• Băuturi: apă, suc, cafea

Bufet Coffee Break 1, amenajat în zona desinată activității de curs, pentru 40 de persoane:

• Cafea, lapte, pahare/cești , zahăr alb/brun; 1 buc/persoană
• Apă minerală plată și carbogazoasă; 1 sticlă/persoană de 0.5l, la alegere
• Șervețele, lingurițe sau accesorii de plastic pentru amestecarea conținutului băuturilor îndulcite

Cina Bufet Suedez

• Minim 4 tipuri de felul 2, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 3 tipuri de garnituri, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim un tip de salată
• Minim un tip de desert
• Băuturi: apă, suc, cafea

Ziua 2

Mic dejun tip bufet suedez – inclus în prețul cazării

Bufet Coffee Break 2, amenajat în zona desinată activității de curs, pentru 40 de persoane:

• Cafea, lapte, pahare/cești , zahăr alb/brun; 1 buc/persoană
• Apă minerală plată și carbogazoasă; 1 sticlă/persoană de 0.5l, la alegere
• Șervețele, lingurițe sau accesorii de plastic pentru amestecarea conținutului băuturilor îndulcite

Prânz Bufet Suedez

• Minim 2 tipuri de ciorbe, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 4 tipuri de felul 2, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 3 tipuri de garnituri, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim un tip de salată
• Minim un tip de desert
• Băuturi: apă, suc, cafea

Bufet Coffee Break 3, amenajat în zona desinată activității de curs, pentru 40 de persoane:

• Cafea, lapte, pahare/cești , zahăr alb/brun; 1 buc/persoană
• Apă minerală plată și carbogazoasă; 1 sticlă/persoană de 0.5l, la alegere
• Șervețele, lingurițe sau accesorii de plastic pentru amestecarea conținutului băuturilor îndulcite

Cina Bufet Suedez

• Minim 4 tipuri de felul 2, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 3 tipuri de garnituri, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim un tip de salată
• Minim un tip de desert
• Băuturi: apă, suc, cafea

Ziua 3

Mic dejun tip bufet suedez – inclus în prețul cazării

Prânz Bufet Suedez

• Minim 2 tipuri de ciorbe, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 4 tipuri de felul 2, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 3 tipuri de garnituri, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim un tip de salată
• Minim un tip de desert
• Băuturi: apă, suc, cafea

Bufet Coffee Break 4, amenajat în zona desinată activității de curs, pentru 40 de persoane:

• Cafea, lapte, pahare/cești , zahăr alb/brun; 1 buc/persoană
• Apă minerală plată și carbogazoasă; 1 sticlă/persoană de 0.5l, la alegere
• Șervețele, lingurițe sau accesorii de plastic pentru amestecarea conținutului băuturilor îndulcite

Numărul de participanți se va anunța cu minimum trei zile înaintea evenimentului. Va fi achitată contravaloarea serviciilor efectiv prestate (masă, cazare, sală de conferință), pe baza listei de participanţi semnată.

3. Închiriere sală de conferințe

• Sala de conferință dotată cu video-proiector, ecran de proiecție, cu o capacitate de minim 40 de persoane.
• Sala trebuie să poată permite aranjarea participanților la mese în echipe de câte 3 membri (14 grupări) cu o distanță adecvată între echipe.
• Tarifarea începe de la intrarea organizatorilor în sala pana la terminarea evenimentului.
• Se vor pune la dispoziție prize si prelungitoare, mese rotunde, spațiu pentru coffee break în sala sau pe hol

4. Oferta financiară va conține costurile grupate astfel:

• Cost cazare cu mic dejun/persoană cu și fără TVA
• Cost pe fiecare masă / persoană cu și fără TVA
• Cost coffee break/persoană cu și fără TVA
• Cost închiriere sală/ 24 ore/3 zile cu și fără TVA
• Cost total cu și fără TVA

Variantele de meniu se trimit detaliat pentru toate zilele.

Criteriul de atribuire: prețul cel mai scăzut/total ofertă, în condițiile îndeplinirii în totalitate a cerințelor și specificațiilor tehnice. 

Contract: NU

Variantele de meniu se trimit detaliat pentru toate zilele.

Termen depunere oferte: 07.04.2023

Ofertele se trimit pe email la adresa achizitii@nord-vest.ro

Limba de redactare a ofertei este limba română.

Informații suplimetare se pot obține de la Autoritate Contractantă: ADR Nord-Vest, sediul secundar din Cluj-Napoca, Calea Dorobanților nr. 3 , cod: 400118, tel: +40264431550, fax:+40 264439222, e-mail achizitii@nord-vest.ro în atentia Biroului de Achizitii Publice.