Regarding the purchase of: Conference room rental services and catering services

Purchase object: workshop împreună cu Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OCDE) pentru inventarierea practicilor actuale de planificare strategică și de inovare, a oportunităților și a provocărilor ale ADR Nord-Vest în ceea ce privește procesele și practicile de planificare strategică la nivel regional și local, precum și furnizarea de servicii de sprijin pentru inovare regională

Location: Cluj-Napoca. ADR Nord-Vest poate vizita locațiile înainte de atribuirea contractului și le poate refuza pe cele care nu prezintă condiții impecabile din punct de vedere estetic și igienic.

Purchase object description (technical specifications):

1. Închiriere sală de întâlnire
   • Se solicită sală de conferință pentru 8 ore (care să nu fie situată în subsol sau demisol) cu o capacitate de aproximativ 60 de participanți
   • 6 mese (a câte 10 persoane fiecare)
   • Dotări: sonorizare, videoproiector și ecran proiecție
   • 2 microfoane mobile
   • 6 flipchart
   • 1 table for the registration of guests at the entrance to the hall;
2. Servicii de catering pentru un număr estimativ de 60 de persoane organizata astfel:
   • Coffee break 1 – orele 11:50-12:10
     • Coffee (lapte, cești, zahăr alb/brun);
     • The water 1 sticlă apă minerală plată 0,33 l sau 0,50 l/persoană + 1 sticlă apă minerală carbogazoasă la 0,33 l/sau 0,50 l/persoană;
     • What do you have 3 varietăți: mentă, fructe și verde, apă fierbinte, zahar brun/alb;
     • Juices (carbogazoase și naturale);
     • Pastry dulce/sărată.
   • Prânz – orele 13:00-14:00
     • Masa de prânz tip bufet suedez care sa conțină următoarele: gustare rece, bufet de salate, gustare caldă, preparat de bază, garnitură și desert
     • The water plată/minerală la 0,33 l sau 0,50l
     • Assortments of bread
   • Coffee break 2 – orele 15:30-15:50
     • Coffee (lapte, cești, zahăr alb/brun);
     • The water 1 sticlă apă minerală plată 0,33 l sau 0,50 l/ persoană + 1 sticlă apă minerală carbogazoasă la 0,33 l /sau 0,50 l/ persoană;
     • What do you have 3 varietăți: mentă, fructe și verde, apă fierbinte, zahar brun/alb;
     • Juices (carbogazoase și naturale).

Numărul final de participanți se va confirma cu o zi înaintea evenimentului care poate fi mai mare sau mai mic față de numărul estimat inițial.

Oferta financiară se întocmește în lei, cu și fără TVA, și va conține costurile grupate astfel:

• Cost servicii pentru coffee break 1;
• Cost servicii pentru coffee break 2;
• Cost of services for lunch;
• Event hall rental cost;
• Total event cost.

Period: 18 octombrie 2022

Estimated value in lei without VAT:

• valoarea estimată 168 lei/participant;

• valoarea estimată în lei fără TVA a sălii de conferință: 1200 lei

Award criteria: lowest price/total offer, subject to full fulfillment of technical requirements and specifications. 

Offer submission deadline 12.10.2022, ora 11

Offers are sent by email to the address achizitii@nord-vest.ro

The language of the offer is Romanian.

Other mentions:

Additional information can be obtained from the Contracting Authority: ADR Nord-Vest, secondary office in Cluj-Napoca, Calea Dorobantilor no. 3, code 400118, phone +40264431550, fax: +40 264439222, email achizitii@nord-vest.ro, to the attention of the Public Procurement Office.