Regarding the purchase of: servicii de organizare eveniment pentru Reuniunea Comitetului de Monitorizare al Programului Regional Nord-Vest 2021-2027

Purchase object: servicii de organizare eveniment pentru Reuniunea Comitetului de Monitorizare al Programului Regional Nord-Vest 2021-2027

Purchase object description (technical specifications): servicii de organizare eveniment pentru Reuniunea Comitetului de Monitorizare al Programului Regional Nord-Vest 2021-2027

location: The municipality of Satu Mare

Period: 29 – 31.03.2023

CPV codes: 79951000-5, 39222000-4, 55500000-5, 79952000-2, 55100000-1, 55300000-3

Purchase object description:

Organizareareuniunii Comitetului de Monitorizare al Programului Regional Nord-Vest 2021-2027

Conference room rental services pentru 30 – 31.03.2023

• Se solicită o sală de conferințe pe durata a maximum 8 ore, începând cu ora 9.30; in data de 30.03.2023 şi în data de 31.03.2023, nr. persoane estimat: 60.
• Locația sălii: municipiul Satu Mare, zona centrala
• Dotări minime: videoproiector și ecran de proiecție.
• The organization of the room (tables, chairs) will be established on site by mutual agreement with the contracting authority.
• Serviciile de catering pentru coffee break, prânz şi cina vor fi oferite în interiorul sălii de conferințe sau în imediata apropiere a acesteia.

Valoare estimată în lei fără TVA: 2.500 lei (pentru ambele zile)

Accommodation services pentru un număr estimativ de 21 de persoane

Se solicită cazare în municipiul Satu Mare, zona centrala, în regim single/double, cu mic dejun inclus (perioada 29-30 – 10 persoane, perioada 30-31 martie 2023 – 21 persoane) în una sau mai multe unitati de cazare din municipiul Satu Mare

Valoare estimată în lei fără TVA: 220 lei/persoană

Event organization and monitoring/coordination services:

• Supervizarea bunei desfășurări a activităților/serviciilor din 29, 30, 31 martie 2023
  • Organizing and allocating the necessary resources for the good organization and subsequent running of the event;
  • Maintaining a constant link with the Contracting Authority to ensure the smooth running of all activities within the event;
  • Making a trip to the chosen location before the event in order to establish the organizational details;
  • Checking the equipment in the room and the presence of the Internet connection;
  • Preparing and checking the room, in order to comply with the technical conditions necessary for the smooth running of the event;
  • Monitoring the progress of the event;
  • Prezența a minim 1 persoană, nominalizata in oferta, din partea Prestatorului disponibilă pe întreaga durată a evenimentului (29, 30, 31 martie 2023) pentru aspecte referitoare la organizare și logistică;

Valoare estimată în lei fără TVA: 14.000 lei

Servicii de servire a mesei/servicii de catering la locaţia mentionata pentru servicii inchiriere sală de conferinţe

Ziua 1 – 29.03.2023; nr. estimativ de persoane: 20

Cină de lucru

• Cold snack
  • Basic preparation
  • Desert
  • Still and mineral water (0.50 l/person)
  • veselă din ceramică/porțelan, tacâmuri (inox), pahare/cești/căni din ceramică, porțelan sau sticlă

Estimated value in lei without VAT: 250 lei/person

Ziua 2 – 30.03.2023; nr. estimativ de persoane: 60

2 coffee break-uri

• Cafea, lapte, ceai, zahăr alb/brun, miere;
• Still and mineral water (0.50 l/person)
• Sweet and savory pastry
• veselă (ceramică/porțelan), tacâmuri (inox), pahare/cești/căni (ceramică, porțelan sau sticlă)
• veselă din ceramică/porțelan, tacâmuri (inox), pahare/cești/căni din ceramică, porțelan sau sticlă

Swedish buffet lunch containing the following:

• Cold snack with salad buffet
• Ciorbă/supă caldă
• Preparat de baza cu garnitură
• Desert
• Cafea (cu zahăr alb/brun, miere), Apă plată și minerală (0,50 l/persoană), servire în pahare de sticlă/cești

Cină de lucru care să conțină următoarele:

• Hot snack
  • Basic preparation
  • Desert
  • Still and mineral water (0.50 l/person)
  • veselă din ceramică/porțelan, tacâmuri (inox), pahare/cești/căni din ceramică, porțelan sau sticlă

Valoare estimată în lei fără TVA: 400 lei/pers

Ziua 3 – 31.03.2023; nr. estimativ de persoane: 25

Swedish buffet lunch containing the following:

• Cold snack with salad buffet
• Ciorbă/supă caldă
• Preparat de baza cu garnitură
• Desert
• Cafea (cu zahăr alb/brun, miere), Apă plată și minerală (0,50 l/persoană), servire în pahare de sticlă/cești
• veselă din ceramică/porțelan, tacâmuri (inox), pahare/cești/căni din ceramică, porțelan sau sticlă

Valoare estimată în lei fără TVA: 200 lei/persoană

Numărul final de participanți se va confirma până cel târziu în data de 27.03.2023, iar acesta poate fi mai mare sau mai mic față de numărul estimat inițial.

The financial offer will be presented for each individual service.

Contract: NOT

Term of delivery/performance/execution conform cu specificațiile tehnice

Alte mențiuni: –

Award criteria: the lowest price / total offer, subject to the full fulfillment of the requirements and technical specifications. 

Informaţii suplimentare se pot obţine de la Autoritate Contractantă: ADR Nord-Vest, sediul secundar din Cluj-Napoca, calea Dorobanţilor nr 3, cod 400118, tel +40264431550, fax:+40 264439222, email achizitii @ nord-vest.ro, în atenţia Biroului de Achiziţii Publice.

Offer submission deadline 24.03.2023, ora 15:00.