Solicitant: Departamentul Platforma INNO și Atragerea Investițiilor

The object of the report/purchase: Achiziție servicii de organizare evenimente pentru desfășurarea bootcampului introductiv aferent programului de accelerare EIT Health Drive.

CPV code:

79952000-2 Event services

79951000-5 Servicii de organizare de seminarii

55100000-1 Hotel services

55120000-7 Meeting and conference services organized at the hotel

55500000-5 Servicii de cantina si servicii de catering

Purpose of purchase: În cadrul proiectului EIT Healh Drive se va organiza un Bootcamp introductiv aferent programului de accelerare. Acesta este prevăzut a se organiza la început, odată cu finalizarea etapei de înscriere a participanților la programul de accelerare din cadrul EIT Health Drive. În cadrul bootcampului introductiv, echipele selectate vor avea parte de sesiuni practice și teoretice împreună cu mentorii și experții implicați în program. Aceste sesiuni vor asigura că toți participanții își vor consolida cunoștințele și vor ajunge la același nivel de pregătire. De asemenea, echipele vor lucra împreună la elaborarea unui plan de acțiune numit ”roadmap”, care va conține un set de obiective pe care acestea își propun să le atingă în cadrul programului de accelerare. În acest sens, solicităm aprobarea demarării achiziției serviciilor de organizare evenimente pentru 40 de participanți,  care să includă servicii de cazare, masă, cofee-break și închiriere sală de curs.

location: Băile Felix

Period: 25-27 aprilie 2023

AGENDA:

Ziua 1 – 25.04.23:

• 10:00 – 10:30 – Primirea participanților
• 10:30 – 10:45 – Despre Agenția de Dezvoltare Regională Nord-Vest
• 10:45 – 11:00 – Despre Departamentul Platforma INNO și Atragerea Investițiilor
• 11:00 – 13:00 – Sesiune introductivă
• 13:00 – 14:00 – Masa de prânz
• 14:00 – 15:30 – Metodologia Lean Start-up
• 15:30 – 15:45 – Pauză
• 15:45 – 17:15 – Metodologii de validare
• 17:15 – 17:30 – Pauză
• 17:30 – 19:00 – Activități de cunoaștere între start-upuri și mentori
• 19:00 – 20:00 – Cină

Ziua 2 – 26.04.23:

• 8:00 – 9:00 – Mic dejun
• 9:00 – 10:00 – Recapitulare și Q&A aspecte predate în ziua 1
• 10:00 – 11:30 – Introducerea conceptului de Roadmap (obiective principale și setare pași pentru atingerea acestora)
• 11:30 – 11:45 – Pauză
• 11:45 – 13:00 – Lucru individual pe obiectivele principale din Roadmap
• 13:00 – 14:00 – Prânz
• 14:00 – 15:30 – Lucru împreună cu mentorii pe obiectivele principale din Roadmap
• 15:30 – 15:45 – Pauză
• 15:45 – 17:15 – Prezentare obiectivele principale din Roadmap și primire feedback
• 17:15 – 17-30 – Pauză
• 17:30 – 19:00 – Rafinare obiectivele principale din Roadmap pe baza feedbackului primit
• 19:00 – 20:00 – Cină

Ziua 3 – 27.04.23:

• 8:00 – 9:00 – Mic dejun
• 9:00 – 10:00 – Recapitulare și Q&A aspecte predate în ziua 2
• 10:00 – 11:30 – Setarea pașilor concreți pentru atingerea obiectivelor din Roadmap
• 11:30 – 11:45 – Pauză
• 11:45 – 13:00 – Prezentare pași pentru atingerea obiectivelor din Roadmap și primire feedback
• 13:00 – 14:00 – Prânz
• 14:00 – 15:30 – Rafinarea pașilor pentru atingerea obiectivelor din Roadmap
• 15:30 – 15:45 – Pauză
• 15:45 – 16:00 – Recapitulare finală
• 16:00 – încheiere bootcamp

location: Băile Felix

Period: 25-27 aprilie 2023

Estimated value in lei without VAT: conform tabelului de mai jos

	Cantitate	UM	Preț/u.m.	Preț total	Obs
participant	40	Pers.	–	–
Camere	40	Buc.	–	–
Accommodation	2	Nopți	230 lei	18400 lei	2 nopți*40 participanți*40 camere
Sală curs	3	Zile	600 lei	1800 lei
Mic dejun	2	Buc.	0 lei	0 lei	inclus în prețul camerei
Lunch	3	Buc.	70 lei	8400 lei	3 buc*40 participanți
Dinner	2	Buc.	70 lei	5600 lei	2 buc*40 participanți
Coffee Break	4	Buc.	15 lei	2400 lei	4 buc*40 participanți

Specificații:

1.Specificații minimale pentru cazare, activități curs și masă

• Se solicită cazare pentru fiecare participant pentru 2 nopți (25 și 26 aprilie), regim single, cu mic dejun inclus (26 și 27 aprilie), trei prânzuri (25, 26 și 27 aprilie) două cine incluse (25 și 26 aprilie), într-o singură structură de cazare clasificată conform legislației în vigoare, cu recomandări: minimum grade 8.5 on booking.com. Accommodation services will also provide conference room rental services for a fee. For accommodation services, the accommodation chart will be presented, signed and stamped by the accommodation unit. This will include the names of the people who have benefited from the accommodation, so as to reflect the provision of accommodation for the participants with the correct highlighting of the number of charged rooms and the period of accommodation.
• Structura de cazare va dispune de restaurant cu o capacitate de aproximativ 40 de persoane pentru mic dejun, prânz și cină.
• Oferta se va prezenta având în vedere prețul pentru fiecare serviciu/participant pentru un număr estimat de aproximativ 40 de persoane conform cerințelor de la punctul 4. Numărul final al participanților se va anunța cu minimum trei zile înaintea evenimentului.

2. Menu

Mesele (mic dejun, prânz, cină) vor avea loc în aceeași locație în care se află și unitatea de cazare din Băile Felix. Restaurantul/sala de mese va dispune de o capacitate de cel puțin 40 de persoane. Meniurile vor conține și variante vegetariene.

Day 1

Mic dejun tip bufet suedez – inclus în prețul cazării

Prânz Bufet Suedez

• Minim 2 tipuri de ciorbe, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 4 tipuri de felul 2, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 3 tipuri de garnituri, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim un tip de salată
• Minim un tip de desert
• Băuturi: apă, suc, cafea

Bufet Coffee Break 1, amenajat în zona desinată activității de curs, pentru 40 de persoane:

• Cafea, lapte, pahare/cești , zahăr alb/brun; 1 buc/persoană
• Apă minerală plată și carbogazoasă; 1 sticlă/persoană de 0.5l, la alegere
• Napkins, spoons or plastic accessories for mixing the contents of sweetened beverages

Cina Bufet Suedez

• Minim 4 tipuri de felul 2, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 3 tipuri de garnituri, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim un tip de salată
• Minim un tip de desert
• Băuturi: apă, suc, cafea

Day 2

Mic dejun tip bufet suedez – inclus în prețul cazării

Bufet Coffee Break 2, amenajat în zona desinată activității de curs, pentru 40 de persoane:

• Cafea, lapte, pahare/cești , zahăr alb/brun; 1 buc/persoană
• Apă minerală plată și carbogazoasă; 1 sticlă/persoană de 0.5l, la alegere
• Napkins, spoons or plastic accessories for mixing the contents of sweetened beverages

Prânz Bufet Suedez

• Minim 2 tipuri de ciorbe, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 4 tipuri de felul 2, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 3 tipuri de garnituri, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim un tip de salată
• Minim un tip de desert
• Băuturi: apă, suc, cafea

Bufet Coffee Break 3, amenajat în zona desinată activității de curs, pentru 40 de persoane:

• Cafea, lapte, pahare/cești , zahăr alb/brun; 1 buc/persoană
• Apă minerală plată și carbogazoasă; 1 sticlă/persoană de 0.5l, la alegere
• Napkins, spoons or plastic accessories for mixing the contents of sweetened beverages

Cina Bufet Suedez

• Minim 4 tipuri de felul 2, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 3 tipuri de garnituri, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim un tip de salată
• Minim un tip de desert
• Băuturi: apă, suc, cafea

Day 3

Mic dejun tip bufet suedez – inclus în prețul cazării

Lunch Bufet Suedez

• Minim 2 tipuri de ciorbe, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 4 tipuri de felul 2, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim 3 tipuri de garnituri, din care minim o opțiune vegetariană
• Minim un tip de salată
• Minim un tip de desert
• Băuturi: apă, suc, cafea

Bufet Coffee Break 4, amenajat în zona desinată activității de curs, pentru 40 de persoane:

• Cafea, lapte, pahare/cești , zahăr alb/brun; 1 buc/persoană
• Apă minerală plată și carbogazoasă; 1 sticlă/persoană de 0.5l, la alegere
• Napkins, spoons or plastic accessories for mixing the contents of sweetened beverages

The number of participants will be announced at least three days before the event. The value of the services actually provided (meals, accommodation, conference room) will be paid, based on the signed list of participants.

3. Conference room rental

• Sala de conferință dotată cu video-proiector, ecran de proiecție, cu o capacitate de minim 40 de persoane.
• Sala trebuie să poată permite aranjarea participanților la mese în echipe de câte 3 membri (14 grupări) cu o distanță adecvată între echipe.
• Tarifarea începe de la intrarea organizatorilor în sala pana la terminarea evenimentului.
• Sockets and extension cords, round tables, space for coffee breaks in the hall or in the hallway will be provided

4. The financial offer will contain the costs grouped as follows:

• Cost of accommodation with breakfast/person with and without VAT
• Cost pe fiecare masă / persoană cu și fără TVA
• Cost of coffee break/person with and without VAT
• Room rental cost/ 24 hours/3 days with and without VAT
• Total cost with and without VAT

The menu options are sent in detail for all days.

Award criteria: lowest price/total offer, subject to full fulfillment of technical requirements and specifications. 

Contract: NOT

The menu options are sent in detail for all days.

Bid submission deadline: 07.04.2023

Offers are sent by email to the address achizitii@nord-vest.ro

The language of the offer is Romanian.

Informații suplimetare se pot obține de la Autoritate Contractantă: ADR Nord-Vest, sediul secundar din Cluj-Napoca, Calea Dorobanților nr. 3 , cod: 400118, tel: +40264431550, fax:+40 264439222, e-mail achizitii@nord-vest.ro to the attention of the Public Procurement Office.