Achiziția de servicii de organizare de evenimente în Municipiul Cluj-Napoca, în scopul promovării Programului Regional Nord-Vest 2021-2027.

Obiectul achiziției:

Achiziția de servicii de organizare de evenimente programate să se desfășoare în Municipiul Cluj-Napoca, în scopul promovării Programului Regional Nord-Vest 2021-2027; în categoria evenimentelor menționate în rândurile de mai sus nefiind cuprinse reuniunile Comitetului de Monitorizare PR NV 2021-2027.

CPV code: 79951000-5, 39222000-4, 55500000-5, 79952000-2, 55100000-1

Locația: Municipiul Cluj-Napoca

Period: august – decembrie 2023

Valoare totală a contractului, estimată în lei fără TVA: maximum 393.000 RON fără TVA

Valoarea maximă a contractului nu poate depăși suma de 393.000 lei fără TVA, valoarea totală însumând costurile următoarele servicii:

• Servicii de închieriere sală în valoare de maximum 37.500 RON without VAT – (2.500 RON x 15 evenimente);
• „Coffee Break” în valoare de maximum 85.500 RON without VAT – (38 RON x 150 participanți) x 15 evenimente;
• Prânz tip bufet în valoare de maximum 270.000 RON without VAT – (120 RON x 150 participanți) x 15 evenimente.

Source of funding: Asistență Tehnică Programul Regional Nord-Vest 2021-2027

Evenimente estimate: 15

Mențiune: Ne rezervăm dreptul de a organiza un număr mai mic sau mai mare de 15 evenimente, fără a depăși însă valoarea totală maximă estimată a contractului de 393.000 RON fără TVA.

CPV codes: 79951000-5, 39222000-4, 55500000-5, 79952000-2, 55100000-1

Purchase object description: Achiziția de servicii de organizare de evenimente programate să se desfășoare în Municipiul Cluj-Napoca, în scopul promovării Programului Regional Nord-Vest 2021-2027; în categoria evenimentelor menționate în rândurile de mai sus nefiind cuprinse reuniunile Comitetului de Monitorizare PR NV 2021-2027

 

1. Conference room rental services

Pentru fiecare eveniment în parte achizitorul va avea posibilitatea de a alege în funcție de tipul evenimentului una dintre următoarele opțiuni privitoare la capacitatea și amenajarea sălii:

• O sală cu o capacitate de 25 de persoane (amenajare sală stil „boardroom”);
• O sală cu o capacitate de 70 de persoane (amenajare sală stil teatru);
• O sală cu o capacitate de 100 de persoane (amenajare sală stil teatru);
• O sală cu o capacitate de cel puțin 150 de persoane (amenajare sală stil teatru sau „banquet”);

• Locația sălii – Municipiul Cluj-Napoca, fiind excluse locațiile situate la subsol sau la demisol
• Disponibilitate în intervalul orar 9:00 – 17:00
• Minimum equipment:
• sound system
• 2 microfoane mobile
• 1 videoproiector
• 1 ecran de proiecție
• Organizarea sălii, respectiv dispunerea mesele și scaunelor se va stabili la fața locului de comun acord cu autoritatea contractantă.

Valoarea estimată a serviciilor de închiriere a sălii de conferință:

• O sală cu o capacitate de 25 de persoane (amenajare sală stil „boardroom”):maximum 800 RON/zi + TVA

• O sală cu o capacitate de 70 de persoane (amenajare sală stil teatru): maximum 1.800 RON/zi + TVA

• O sală cu o capacitate de 100 de persoane (amenajare sală stil teatru): maximum 2.000 RON/zi + TVA

• O sală cu o capacitate de cel puțin 150 de persoane (amenajare sală stil teatru sau „banquet”): maximum 2.500 RON/zi + TVA

1. Servicii de servire a mesei

În cazul fiecărui eveniment în parte, achizitorul va avea posibilitatea de a opta, în funcție de specificul evenimentului, fie doar pentru servicii de „Coffee Break”, fie exclusiv pentru servicii de prânz sau pentru ambele servicii.

1. COFFEE BREAK

Varianta 1: Cafea, ceai, zahăr/miere, lapte, paletine, apă plată (minimum 250 ml/participant), apă minerală (minimum 250 ml/participant)

Varianta 2: Cafea, ceai, zahăr/miere, paletine, lapte, apă plată (minimum 250 ml/participant), apă minerală (minimum 250 ml/participant), patiserie dulce și sărată (minimum 165 g/participant și cel puțin șase varietăți de produse de patiserie)

Valoarea estimată a serviciilor de „Coffee Break”:

Varianta 1: 20 RON/persoană + TVA

Varianta 2: 38 RON/persoană + TVA

1. MENIU PRÂNZ

 Varianta 1:

Cold snack – minimum 600 g/participant și o varietate de cel puțin 12 sortimente de aperitive și salate/bufet de salate

Fel principal

• Ciorbă/supă – minimum 150 g/participant
• Preparat de bază – minimum 500 g și o varietate de cel puțin două sortimente de garnitură și două preparate pe bază de carne de porc și carne de pui

Desert – minimum 160 g/participant și o varietate de cel puțin două sortimente de prăjituri de tip tartă sau pandișpan/chec pufos/negresă

Assortments of bread

Apă plată – minimum 250 ml/participant

Apă minerală – minimum 250 ml/participant

 

Varianta 2:

Cold snack – minimum 600 g/participant și o varietate de cel puțin 12 sortimente de aperitive și salate/bufet de salate

Fel principal

• Ciorbă/supă – minimum 150 g/participant
• Preparat de bază – minimum 500 g și o varietate de cel puțin două sortimente de garnitură și două preparate pe bază de carne de porc și carne de pui, cel puțin unul dintre sortimentele de carne fiind un preparat crocant

Desert – minimum 160 g/participant și o varietate de cel puțin două specialități de tip „custard” (desert

din cremă de ouă), specialități cu cremă de brânză/mascarpone sau cremă de frișcă

Assortments of bread

Apă plată – minimum 250 ml/participant

Apă minerală – minimum 250 ml/participant

 

Valoarea estimată a serviciilor de prânz:

Varianta 1: 111 RON/persoană + TVA

Varianta 2: 120 RON/persoană + TVA

Autoritatea contractantă va anunța data, tipul sălii, numărul estimativ de participanți și varianta de „Coffee Break” și/sau prânz dorită pentru organizarea evenimentului cu cel puțin o săptămână în avans, iar în cazul în care nicio sală nu este disponibilă la data selectată, ofertantul va propune o altă dată care nu va depăși șapte zile lucrătoare de la data comunicată inițial de către autoritatea contractantă.

Pentru serviciile de „Coffee Break” și prânz, numărul final de participanți se va confirma în ziua anterioară evenimentului, iar acesta poate fi mai mare sau mai mic față de numărul estimat inițial cu ocazia alegerii sălii de desfășurare a evenimentului.

Oferta financiară va fi prezentată pe fiecare serviciu în parte, indicându-se prețul cu și fără TVA.  Ofertantul va propune două variante de „Coffee Break” și două variante de prânz tip bufet, indicând gramajul produselor servite la „Coffee Break” per participant și respectiv în cazul prânzului gramajul gustării reci, al ciorbei, al preparatului de bază și al desertului per persoană.

Accesoriile de tipul –  fețe de masă, veselă, pahare, tacâmuri, condimente etc. – vor fi asigurate în funcție de numărul de participanți comunicat de autoritatea contractantă și vor fi din materii prime regenerabile. Nu se acceptă pahare, cești, tacâmuri de unică folosință confecționate din plastic. De asemenea, se va asigura curățenia la locul servirii mesei.

Gramajele preparatelor și sortimentele de mâncare trebuie să respecte normativele în vigoare (asigurarea necesarului fiziologic zilnic; asocierea corectă a alimentelor și a preparatelor din structura meniurilor, ordonarea rațională a preparatelor în structura meniurilor etc).

Produsele care intră în componența serviciilor de „Coffee Break” și prânz trebuie să fie proaspete, bine preparate (nu arse sau crude/în sânge), calde sau reci, în funcție de preparat și de recomandarea de servire a acestuia, iar prestarea serviciilor trebuie să respecte normele stabilite de legislația în vigoare.

Contract: YES

 Award criteria: the lowest price / total offer, subject to the full fulfillment of the requirements and technical specifications.

Offer submission deadline 22.08.2023  

Offers are sent by email to the address achizitii@nord-vest.ro

The language of the offer is Romanian.

Informații suplimentare se pot obține de la Autoritatea Contractantă:ADR Nord-Vest, sediul secundar din Cluj-Napoca, Calea Dorobanților nr 3 , cod 400118, tel +40264431550, fax:+40 264439222, email achizitii@nord-vest.ro to the attention of the Public Procurement Office.