Notă Justificativă privind depășirea termenelor stabilite in cadrul OUG 23/2023 pentru Contractare proiectelor (și implicit Evaluare Tehnică și Financiară) aferentă apelului de proiecte PRNV/131.B/1/2023, a cărui etapă de contractare a fost prelungită in prealabil cu 180 de zile.
Factorii principali care au generat întârzieri în procesul de evaluare și contractare din cadrul Programului Regional Nord-Vest 2021-2027 pot fi analizați din perspectiva mai multor cauze esențiale și secundare, după cum urmează:
Volumul ridicat de activitate a fost generat de numărul considerabil de proiecte depuse pentru evaluare. Lansarea a 48 de apeluri a atras 1871 proiecte, dintre care peste 800 au fost evaluate și peste 200 contractate pana la finalul anului 2024. Această situație a generat o încărcare semnificativă a Direcției Evaluare, Selecție si Contracte Proiecte (DESCP).
O altă provocare majoră a fost schimbarea mecanismului de selecție, implementată începând din noiembrie 2023. Astfel s-a renunțat la pragurile de excelență pentru anumite apeluri și s-a adoptat un sistem de selecție bazat pe praguri succesive de calitate și criterii de departajare. Această modificare a impus evaluarea unui număr mai mare de proiecte decât cel estimat, necesitând alocarea suplimentară de resurse umane și logistice. În acest context, angajați din alte direcții ale ADR Nord-Vest au fost detașați pentru a sprijini evaluarea si contractarea proiectelor din cadrul PRNV 2021-2027. Această decizie, pe lângă impactul pozitiv pe care îl produce, a presupus și un proces de formare și adaptare care a generat riscuri operaționale suplimentare. Pentru gestionarea acestor schimbări, a fost necesară o analiză constantă, comunicare eficientă și mecanisme de adaptare pentru prevenirea erorilor și menținerea abordărilor unitare.
Complexitatea proiectelor aferente apelului de proiecte PRNV/2023/131.B/1, volumul și numărul mare de clarificări solicitate de evaluatori, combinate cu durata ridicată pentru transmiterea răspunsurilor de către beneficiari, au contribuit semnificativ la întârzieri suplimentare în procesul de evaluare și contractare. De asemenea, depunerea situațiilor financiare actualizate și demonstrarea numărului mediu de angajați de către solicitanți, condiții de eligibilitate conform Ghidului Solicitantului, au adus întârzieri suplimentare.
Aceste aspecte sunt evidențiate și în pistele de audit ETF pentru majoritatea proiectelor. Pe durata în care aceste proiecte s-au aflat în etapa ETF, evaluatorii au fost implicați simultan în evaluarea altor cereri de finanțare, participând în diverse comisii și apeluri de proiecte, ceea ce a generat un volum de activitate foarte ridicat astfel a generându-se situații în care nu s-a putut finaliza evaluarea în intervalul prevăzut inițial. Supracontractarea programului, permisă prin memorandumul aprobat de Guvernul României în aprilie 2024 și instrucțiunile ulterioare, facilitează o mai bună absorbție a fondurilor, însă a generat o presiune suplimentară asupra resurselor DESCP, având un impact direct asupra fluxului de activități.
Toate aceste aspecte au determinat o creștere a volumului și a complexității activității de evaluare și contractare, afectând ritmul activităților și determinând întârzieri față de previziunile anterioare pentru o parte dintre apelurile de proiecte aferente Programului Regional Nord-Vest. Printre cauzele secundare care au generat întârzieri precizăm suspendarea activității în perioada sărbătorilor de iarnă, conform Instrucțiunii nr. 33/12.12.2024, care a determinat o întrerupere a procesului de evaluare și contractare.
Apelul de proiecte PRNV/2023/131.B/1 a fost deschis pe 25 septembrie 2023 și închis pe 25 martie 2024. Au fost elaborate două note justificative pentru prelungirea termenului de contractare, conform OUG 23/2023, în lunile septembrie și decembrie 2024. Totodată, Instrucțiunea 33/12.12.2024 a adăugat 14 zile calendaristice la termenul inițial de 360 de zile, stabilind noul termen de finalizare pentru 3 Aprilie 2025.
Precizăm că, până în prezent, în cadrul apelului de proiecte PRNV/2023/131.B/1, au fost evaluate 372 de proiecte, au fost contractate 27 de proiecte și sunt în etapa de contractare 18 proiecte. Valoarea nerambursabilă contractată a celor 27 de contracte de finanțare semnate este de 134.561.598,74 lei, reprezentând 58.42% din valoarea apelului. Pentru eficientizarea etapei de contractare se va prioritiza verificarea răspunsurilor la clarificări, se vor scurta pe cat posibil termenele de răspuns si se va tine legătură cu solicitanții pentru a înțelege întrebările transmise si a se primi răspunsuri cat mai complete.
Având în vedere aspectele menționate mai sus, propunem prelungirea etapelor de evaluare tehnică și financiară, selecție și contractare, pentru proiectele aferente Apelului PRNV/131.B/1/2023, până la finalizarea contractării proiectelor eligibile.