INSTRUCȚIUNEA NR. 153/2020
Având în vedere:
A. Prevederile Legii 55/2020 privind unele măsuri pentru prevenirea şi combaterea efectelor pandemiei de COVID-19, art. 4 privind instituirea stării de alertă.

B. Prevederile HG 394/2020 privind declararea stării de alertă și măsurile care se aplică pe durata acesteia pentru prevenirea și combaterea efectelor pandemiei de COVID-19

C. Având în vedere că „Analiza factorilor de risc privind managementul situației de urgență generată de virusul SARS-COV-2 pe teritoriul României la data de 14.05.2020”, document realizat la nivelul Centrului Național de Conducere și Coordonare a Intervenției, în cuprinsul căruia se prezintă analiza factorilor de risc prevăzuți la art. 3 alin. (4) din Legea nr.55/2020 privind unele măsuri pentru prevenirea și combaterea efectelor pandemiei de COVID-19, indică necesitatea unui răspuns amplificat la situația de urgență determinată de răspândirea noului coronavirus,

D. Măsurile adoptate de Comitetul Național pentru Situații de Urgență prin Hotărârea nr. 25 din 18.05.2020;
E. Prevederile art. nr. 264, pct. 4 din Ordinul MDRAP nr. 2534/26.03.2018 pentru aprobarea Regulamentului de Organizare și Funcționare a MDRAP, cu modificările și completările ulterioare, privind aprobarea procedurilor interne de lucru și a instrucțiunilor emise în baza acordurilor cadru de delegare a atribuțiilor în cadrul POR, precum și a faptului că nu a fost emis un nou ordin pentru aprobarea Regulamentului de Organizare și Funcționare a MDRAP în urma aprobării HG 395/15.02.2020 privind organizarea și funcționarea Ministerului Lucrărilor Publice, Dezvoltării și Administrației.

F. Prevederile Acordului-cadru de delegare a anumitor atribuţii privind implementarea Programului Operaţional Regional 2014 – 2020, pentru OI din cadrul Agenţiilor pentru Dezvoltare Regională (ADR),

G. Prevederile Programul Operațional Regional 2014-2020 a fost aprobat prin decizia Comisiei Europene nr. C (2015) 4272/23.06.2015, ulterior intervenind o serie de modificări aprobate prin deciziile nr. C(2016) 1705/18.03.2016, C(2017) 6024/30.08.2017, C (2018)2094/29.03.2018 şi respectiv C(2018) 6889/16.10.2018;

H. Prevederile Manualului de evaluare selecție, contractare ed. II, vers.0, transmisă OI prin Instrucțiunea AMPOR nr. 31/21.03.2017, precum și prevederile instrucțiunilor AMPOR de modificare a acestuia, precum și a ghidului general și a ghidurilor specifice aplicabile

I. Prevederile Procedurii de monitorizare a proiectelor, Manualului de verificare și autorizare a cheltuielilor și a Manualului de verificare a achizitiilor publice și a conflictului de interese

J. Prevederile instrucțiunilor AMPOR nr. 145/2020, 147/2020, 148/2020, 150/2020, precum și solicitarea ADR NV nr. 139229/18.03.2020 și adresa Consiliului Concurenței nr. 3980/21.04.2020.

Autoritatea de Management pentru Programul Operaţional Regional emite prezenta Instrucţiune:

1. Prevederile instrucțiunii AMPOR nr. 145/2020 privind procesul de evaluare, selecție și contractare se prelungesc pe perioada stării de alertă legal instituită.
2. Prin excepție de la punctul de mai sus, perioada de depunere a proiectelor pentru apelul cu cod SMIS POR/2019/1/1.1/OS 1.2/1, se prelungește până la data de 30 iunie 2020, ora 12.00 având în vedere necesitatea procesării solicitării solicitărilor ADR NV 139229/18.03.2020 și modificarea schemei de ajutor de măsuri aplicabile precum și a ghidului specific. În termen de maxim 5 zile lucrătoare de la intrarea în vigoare a prezentei instrucțiuni personalul SECP va procesa în MYSMIS modificările legate de prelungirea perioadei de depunere a proiectelor pentru apelul mai sus menționat.
3. Prin excepție de la punctul 1 de mai sus, vizitele la fața locului se pot efectua pentru toate axele prioritare, mai puțin axele prioritare 1-2, cu participarea doar a expertului tehnic din cadrul comisiei de evaluare tehnică și financiară și a unui reprezentant al OI, de preferat secretarul sau președintele comisiei de evaluare tehnică și financiară. Pentru toate axele prioritare, la vizita la fața locului, se va prelua o declarație pe proprie răspundere a solicitantului la finanțare cu privire la conformitatea documentelor încărcate în MYSMIS, iar corespondența cu originalul a documentelor anexate la cererea de finanțare nu mai este obligatoriu a fi verificată. Cu toate acestea, dacă OI consideră necesară verificarea conformității unui anumit document cu orginalul, va solicita documentul respectiv și va menționa în raportul de vizită la fața locului. Expertul tehnic și reprezentantul OI care au participat la vizita la fața locului au obligația întocmirii formularului de vizită la fața locului și menționarea aspectelor constatate.
4. Condițiile generale, exemplarul OI din contractele de finanțare se vor transmite avizate intern la nivelul ADR cu semnătură electronica extinsă, certificată în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
5. Fișa de avizare internă a contractului de finanțare se elimină din documentația de contractare de la nivelul MLPDA și din Manualul unic de evaluare, selecție și contractare ed II, vers 0, cu modificările și completările ulterioare. Pista de audit aferentă procesului de verificare a documentației de contractare de la nivelul MLPDA se avizează doar până la nivelul șefului de serviciu SECP. Contractul de finanțare se consideră inclus pe circuitul de avizare la momentul semnării contractului de finanțare de către șeful de serviciu SECP. Prin avizarea contractului de finanțare, direcțiile/serviciile/compartimentele avizatoare iau la cunoștință inclusiv cele menționate în cadrul listei de verificare a documentației de contractare SECP. Lista de verificare a documentației de contractare la nivelul SECP se întocmește pentru includerea pe circuitul de avizare/returnarea contractului de finanțare și nu pentru fiecare solicitare de clarificări în parte. Modificările incluse la prezentul punct asupra Manualului unic de evaluare, selecție și contractare, ed II, vers 0, cu modificările și completările ulterioare, nu se limitează doar la perioada aferentă starii de alertă instituită, ele subzistând și ulterior finalizării acesteia.
6. Prevederile instrucțiunii AMPOR nr. 148/2020 de la punctul 3 se pot aplica și pe perioada stării de alertă legal declarate, cu condiția justificării perioadei în care nu se poate realiza vizita la fața locului, iar motivele invocate trebuie să fie legate de instituirea stării de alertă. Celelalte prevederi ale instrucțiunii AMPOR nr. 148/2020 se aplică inclusiv pe perioada stării de alertă doar dacă activitatea economică a întreprinderilor respective nu este permisă/este supendată de prevederile legale în vigoare pe perioada respectivă. În acest sens, se vor aduce justificări necesare. Termenul de 3 luni menționat la punctul 2 din instrucțiunea AMPOR nr. 148/2020 se prelungește doar pentru acele întreprinderi a căror activitate nu este permisă/este supendată de prevederile legale în vigoare prin restricțiile instituite în perioada stării de alertă.
7. Este permisă realizarea vizitelor de monitorizare OI în situațiile în care acestea se pot efectua în condiții de siguranță, în conformitate cu prevederile aplicabile în perioada stării de alertă, aspecte asumate de către OI.
   OI-urile pot realiza vizitele de monitorizare curente și vizitele ex-post, care fac obiectul Instrucțiunii AMPOR nr. 145/2020, lit. C), pct. 5 și lit. D), pct. 3, 4, la distanță, prin utilizarea de instrumente tehnice adecvate și în condițiile în care își vor asuma în Raportul de vizită că situația astfel constatată oferă asigurări suficiente asupra realității din teren.
8. Pentru activitatea specifică procesului de monitorizare, corespondența între Beneficiari, OI, AM legată de contract (ex. solicitări privind acordul prealabil de utilizare a economiilor, solicitări de puncte de vedere, etc.) în perioada în care prezenta Instrucțiune este aplicabilă se realizează electronic/prin MYSMIS.
   După caz, OI va transmite această corespondență prin e-mail în atenția AMPOR-DMP (ofițerului de regiune).
9. Vizitele pe teren, specifice activității de verificare, se realizează în cazurile în care acestea se pot efectua în condiții de siguranță, în conformitate cu prevederile aplicabile în perioada stării de alertă, aspecte asumate de către OI.
   OI-urile pot realiza vizitele pe teren care fac obiectul Instrucțiunii AMPOR nr. 145/2020, lit. B), pct. 4 și 5, la distanță, prin utilizarea de instrumente tehnice adecvate și în condițiile în care își vor asuma în Raportul de vizită că situația astfel constatată oferă asigurări suficiente asupra realității din teren.
10. Este permisă efectuarea vizitelor finale (de verificare și monitorizare), ce fac obiectul Instrucțiunii AMPOR nr. 147/2020 (privind posibilitatea procesării cererilor de rambursare finală fără efectuarea de către OI și AMPOR a vizitelor finale de monitorizare și de verificare a cheltuielilor și fără emiterea Notei de finalizare, în perioada stării de urgență) în situațiile în care acestea se pot realiza în condiții de siguranță, în conformitate cu prevederile aplicabile în perioada stării de alertă, aspecte asumate de către OI.
11. În situația în care vizitele finale (de verificare și monitorizare) nu pot fi realizate în condiții de siguranța, conform paragrafului anterior, acestea vor fi efectuate dupa expirarea perioadei pentru care a fost declarată starea de alertă, iar pentru aceste situații se vor aplica prevederile relevante ale Instrucțiunii AMPOR nr. 147/2020.
12. Transmiterea la AMPOR a avizelor de conformitate/neconformitate a listelor de verificare pentru procedurile de achiziţie verificate de către OI şi solicitările de clarificări ale OI, se va face electronic la urmatoarea adresa : https://ncloud.mdrap.ro/s/XZjXpQrLgxXQpon, urmând ca ulterior, în funcțe de modalitatea de semnare a acestor documente (olograf sau electronic), acestea sa fie transmise în format fizic la AM POR în termen de 10 zile lucrătoare de la încetarea aplicabilității prezentei instructiuni.
13. Celelalte prevederi ale Instrucțiunii AMPOR nr. 145/2020 privind procesul de implementare și monitorizare, inclusiv monitorizare ex-post a proiectelor finanțate în cadrul POR 2014-2020/2007-2013 rămân aplicabile inclusiv pe perioada stării de alertă.
14. Pentru limitarea răspândirii riscului de contaminare cu virusul ”COVID 19”, Organismele intermediare și Beneficiarii vor lua măsuri de protecție a sănătății personalului implicat în gestionarea contractelor de finanțare, în special prin promovarea măsurilor de protecție adecvate.
15. Prezenta instrucțiune se comunică către OI și este publică, intrând în vigoare la data publicării pe site-ul inforegio.ro.